Inrichten van je Workspace of Team
In TopoCloud ga je aan de slag met verbeterprojecten. Je wilt werken AAN je organisatie.
Maar voordat je hiermee start is het handig om een aantal zaken in TopoCloud goed in te richten. Dit maakt het werken aan de verbeterprojecten straks een stuk makkelijker.
Stap 1: Instellingen
Voordat je start is het fijn om de algemene gegevens op orde te hebben.
Bij instellingen vul je de organisatiegegevens in die passen bij de workspace en hier kun je ook het bedrijfslogo uploaden. Dit doe je door op het logo te gaan staan en op het potloodje te klikken. Je kunt dan het gewenste logo vanaf je computer uploaden.
Je kunt hier ook nog andere zaken doen, zoals agenda’s koppelen en Alleen-lezen toegang instellen, maar dit kan ook op een later moment en hoeft niet direct tijdens de start-up.
Stap 2: Groepen
In TopoCloud ken je project milestones en acties toe aan groepen binnen je Team.
Voordat je start met een eerste project, is het aan te raden om groepen aan te maken.
Dit doe je ook bij Instellingen.
Meer informatie over het beheren van groepen
Stap 3: Medewerkers
TopoCloud draait om samen werken aan je organisatie. Medewerkers mogen dus niet ontbreken in TopoCloud.
In Topo wordt elk project toegewezen aan één of meerdere projecteigenaren. Dit zijn medewerkers met een expertise op het gebied van dat project. Ook heb je medewerkers die actief werken aan het project, maar geen eigenaar zijn of medewerkers die alleen inzage hoeven te hebben.
In TopoCloud beheer je gemakkelijk de verschillende soorten gebruikers.
Lees hier meer over het toevoegen en beheren van gebruikers
Stap 4: Beleidsonderwerpen
Elke organisatie bestaat uit verschillende afdelingen/werkvelden/onderdelen. Hoe je het ook wilt noemen er is een basisstructuur van onderwerpen die in elke organisatie terugkomen of terug zouden moeten komen.
Wij hebben een basislijst van werkvelden en bijbehorende beleidsonderwerpen vast voor je klaargezet.
Wanneer je start met TopoCloud is het raadzaam om deze indeling na te lopen. Haal eruit wat voor jouw organisatie niet van toepassing is en voeg toe wat je nog mist.
Wanneer er projecten worden opgestart, zijn ze direct te koppelen aan het juiste werkveld en beleidsonderwerp. Dit draagt bij aan de structuur, maar vooral ook het draagvlak en duiding van het project.
Tip: Door dit bij de start met Topo goed in te richten haal je het meest uit de structuur en statistieken die met TopoCloud je organisatie in brengt. Je kunt het later aanpassen, maar let wel dat dit een tijdrovend klusje kan zijn als er eenmaal intensief met TopoCloud wordt gewerkt. 😁
Artikel: Borgen van beleid doe je zo!
Let’s start
Zodra je deze 4 onderdelen in hebt gericht, kun je starten met je eerste project.
Bij veel velden TopoCloud vind je i-tjes. 
Klik hier op en we helpen je een handje op weg.
Kom je ergens niet uit? Keer dan terug naar de Knowledgebase voor meer helpende handjes.
Je vind deze knowledgebase via je profiel of op topocloud.nl/support