Een nieuwe medewerker aanmaken
TopoCloud is ervoor gemaakt om samen te werken. In deze stap lees je hoe je snel en makkelijk medewerkers toevoegt aan je TopoCloud omgeving.
Zo voeg je medewerkers toe aan je TopoCloud omgeving:
- Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen'
- Klik in de linkerbalk op 'Medewerkers'
- Klik op de blauwe knop '+ Nieuwe medewerker'
- Klik op de balk met 'Naam' en voer hier de naam van de nieuwe medewerker in
Het is niet mogelijk om medewerkers aan te maken met exact dezelfde naam.
- Klik op de balk met 'Telefoonnummer' en voer hier het telefoonnummer van de nieuwe medewerker in
- Klik op de balk met 'E-mailadres' en voer hier het e-mailadres van de nieuwe medewerker in (controleer deze goed!)
- Bepaal nu de mate van toegang die de medewerker moet krijgen. Lees hieronder wat deze opties inhouden.
- Heb je al groepen/afdelingen aangemaakt? Dan kan je bij 'Maakt deel uit van groep(en)' selecteren aan welke groep(en) deze nieuwe medewerker toegevoegd moet worden
- Klik op de blauwe knop 'Opslaan'
- De nieuwe medewerker is toegevoegd
Welke soorten toegang zijn er binnen TopoCloud?
Binnen TopoCloud kennen we drie soorten van toegang.
- Volledige toegang
- Beperkte toegang
- Geen toegang
Volledige toegang
De medewerker krijgt direct volledige toegang tot de gehele omgeving. Deze persoon heeft toegang tot alle functionaliteiten en kan alle projecten inzien en bewerken.
Beperkte toegang
De medewerker krijgt enkel toegang tot projecten waarvan hij/zij de Regisseur is. Dit project is aan hem/haar toegewezen en hierin kan de medewerker alles bewerken. Deze medewerker heeft Alleen-lezen rechten op projecten waarvan er Do's op zijn/haar naam zijn gezet. Deze medewerker kan dus geen projecten inzien waarin hij/zij geen actieve rol heeft (Regisseur of gekoppelde Do's.)
Geen toegang
Er wordt voor deze medewerker geen gebruikersaccount aangemaakt, maar de medewerker kan wel e-mails ontvangen van acties binnen de Do fase die aan hem/haar gekoppeld zijn. Wordt deze persoon in de loop van tijd toch Regisseur? Dan wordt er automatisch een gebruikersaccount aangemaakt met Beperkte toegang.
Hoe en wanneer krijgt de nieuwe medewerker toegang tot TopoCloud
Wanneer je een nieuwe medewerker aanmaakt met Volledige toegang, dan ontvangt diegene direct een uitnodiging in de mail. Via de link in de mail kan de medewerker een eigen wachtwoord instellen en heeft dan meteen toegang tot de TopoCloud omgeving.
Wanneer je een nieuwe medewerker aanmaakt met beperkte toegang, dan ontvangt diegene pas een uitnodiging op het moment dat hij/zij Regisseur wordt van een Project. Want pas als er een actueel project voor diegene is, is het nuttig om actief in TopoCloud te gaan werken. Zodra een medewerker met beperkte toegang voor de eerste keer wordt toegewezen aan een project, dan ontvangt diegene een uitnodiging in de mail. Via de link in de mail kan deze medewerker een eigen wachtwoord instellen en heeft dan toegang tot het toegewezen project.
Wanneer een medewerker geen toegang heeft, maar er wordt wel een actie in de Do fase toegewezen, dan ontvangt deze medewerker een mailtje van deze actie. De medewerker kan zelf niet in de TopoCloud omgeving komen.
.