Snel starten De projectcyclus TopoCloud helpt je organisatie naar een hoger niveau te brengen. We helpen door alle ideeën en plannen om te zetten naar realistisch uit te voeren verbeterprojecten. Er moet iets gebeuren! De grote bult met ideeën en plannen die je organisatie gaan verbeteren. Iedere organisatie heeft hem. Plannen voor de toekomst, tips van een mede-ondernemer, een inspirerend boek of artikel. “Hier moeten we echt iets mee!” Maar jij en je collega’s zijn druk met de waan van de dag. Door de dagelijkse werkzaamheden lukt het niet om deze ideeën serieus uit te werken, ermee aan de slag te gaan en daadwerkelijk de verbeterslag te maken binnen de organisatie. Je kunt het verschil maken door structureel te werken aan je organisatie. Tijd voor structuur, creëer verbeterprojecten! In TopoCloud start je met het sorteren van de grote berg aan ideeën. Je groepeert, prioriteert en creëert verschillende verbeterprojecten. Per project geef je aan of je hiermee iets in je organisatie gaat: ontwikkelen, implementeren, verbeteren of borgen. Door het beantwoorden van een aantal basisvragen (SMART) schrijf je het plan voor je verbeterproject. Dit is je fundament. Je creëert een solide basis, inclusief kaders en verwachtingen, die je kunt overdragen aan projecteigenaren. Dit zijn mensen binnen je team met een eigen expertise. Een expertise die aansluit op de behoefte van het verbetertraject. Je bespreekt het plan en ze gaan ermee aan de slag. Aan de slag! De projecteigenaren verfijnen het projectplan en creëren milestones. Welke onderdelen zijn er wanneer nodig om het einddoel voor elkaar te krijgen? Het traject wordt uitgestippeld en milestones worden ingepland op maandniveau. Ze vormen een team en kunnen prestatie indicatoren instellen om zo inzicht te krijgen in budget, uren of storypoints. In het dashboard worden alle milestones per project weergegeven, zodat voortgang per maand inzichtelijk is. Tijd voor actie(s)! Per maand worden de milestones opgedeeld in Do’s/Acties. Deze acties bespreekt de projecteigenaar met het team en samen  gaan ze aan de slag. Alle teamleden hebben inzicht in het fundament van het verbetertraject. Ze weten dus allemaal aan welk  onderdeel van de organisatie met dit project verbeterd wordt. Ook de aanleiding en het uiteindelijk gewenste doel is voor iedereen inzichtelijk. Dit stimuleert het draagvlak en behoud van focus op het einddoel. Door te scrummen is er overzicht in de openstaande, actieve en afgeronde taken en geef je verantwoordelijkheid en vertrouwen aan je team. Zijn de taken van deze maand klaar, dan wordt er een korte tussenevaluatie gemaakt. Check en Act! Zijn alle milestones afgerond dan wordt er een eindevaluatie gemaakt. Om de kwaliteit die met het project in je organisatie is gebracht te borgen en up-to-date te houden, maak je borgingstaken aan. Dit zijn reminders die aangeven om even te checken of alles nog naar wens verloopt. Met deze projectcyclus in TopoCloud zorg je dan je op een gestructureerde en motiverende manier ideeën omzet naar realiseerbare verbeterprojecten. Zo werk je met TopoCloud AAN het verbeteren van je organisatie.Niveau's In TopoCloud werk je samen. Maar om duidelijkheid te creëren in de verantwoordelijkheden en mensen ook in hun kracht te zetten, zijn er verschillende niveaus te ontdekken. Directie - overkoepelend De directie zet de strategische lijn uit in een meerjarenplan en legt de concrete doelen vast in de jaarplannen. Deze jaarplannen worden afgestemd met de verschillende afdelingen binnen de organisatie. De directie werkt vanuit de overkoepelende workspace. In deze workspace werkt de directie aan projecten die organisatie breed zijn. Afdeling - management De afdelingen hebben elk hun eigen Teamomgeving. Hierin maakt elke afdeling zijn eigen afdelingsplan. Uiteraard op basis van de beschreven doelstellingen in het jaarplan. Het afdelingsplan bevat onderdelen specifiek voor de afdeling, maar ligt altijd in lijn met het jaarplan van de organisatie. Eén onderdeel in het jaarplan, kan uitmonden in diverse projecten voor de afdeling. Deze projecten worden toegewezen aan projecteigenaren die de werkzaamheden samen met het team uitvoert. Team - projectgroepen Voor elk project worden er projectgroepen samengesteld. Elk project wordt toegewezen aan een projecteigenaar. Deze is verantwoordelijk voor de voortgang van het project en stuurt de rest van de projectgroep aan. De projecteigenaar is ook degene die de voortgang en evaluaties bespreekt met de afdeling. De afdelingsmanager bespreekt in hoofdlijnen de voortgang en evaluaties van het afdelingsplan met de directie. Wat zijn Workspaces en Teams? Wanneer je start met TopoCloud, maak je als eerste een Workspace aan. Dan voeg je Teams toe. Maar hoe verhouden die zich nou tot elkaar? Het antwoord hierop hangt af van de grootte en indeling van je organisatie. We leggen hier de verhouding aan tussen Workspaces en Teams. Een Workspace is in de meeste gevallen de naam van je organisatie. Maar wanneer je TopoCloud gebruikt in een grote organisatie, dan is het verstandig om elke afdeling een eigen Workspace te geven. Teams zijn de afdeling binnen je organisatie (Workspace). In het geval van een grote organisatie zijn dit de teams van een afdeling. Volg je het nog? Misschien dat dit je helpt Inrichten van je Workspace of Team In TopoCloud ga je aan de slag met verbeterprojecten. Je wilt werken AAN je organisatie. Maar voordat je hiermee start is het handig om een aantal zaken in TopoCloud goed in te richten. Dit maakt het werken aan de verbeterprojecten straks een stuk makkelijker. Stap 1: Instellingen Voordat je start is het fijn om de algemene gegevens op orde te hebben.Bij instellingen vul je de organisatiegegevens in die passen bij de workspace en hier kun je ook het bedrijfslogo uploaden. Dit doe je door op het logo te gaan staan en op het potloodje te klikken. Je kunt dan het gewenste logo vanaf je computer uploaden. Je kunt hier ook nog andere zaken doen, zoals agenda’s koppelen en Alleen-lezen toegang instellen, maar dit kan ook op een later moment en hoeft niet direct tijdens de start-up. NAW gegevens aanpassen Stap 2: Groepen In TopoCloud ken je project milestones en acties toe aan groepen binnen je Team.Voordat je start met een eerste project, is het aan te raden om groepen aan te maken.Dit doe je ook bij Instellingen. Meer informatie over het beheren van groepen Stap 3: Medewerkers TopoCloud draait om samen werken aan je organisatie. Medewerkers mogen dus niet ontbreken in TopoCloud.In Topo wordt elk project toegewezen aan één of meerdere projecteigenaren. Dit zijn medewerkers met een expertise op het gebied van dat project. Ook heb je medewerkers die actief werken aan het project, maar geen eigenaar zijn of medewerkers die alleen inzage hoeven te hebben. In TopoCloud beheer je gemakkelijk de verschillende soorten gebruikers.Lees hier meer over het toevoegen en beheren van gebruikers Stap 4: Beleidsonderwerpen Elke organisatie bestaat uit verschillende afdelingen/werkvelden/onderdelen. Hoe je het ook wilt noemen er is een basisstructuur van onderwerpen die in elke organisatie terugkomen of terug zouden moeten komen.Wij hebben een basislijst van werkvelden en bijbehorende beleidsonderwerpen vast voor je klaargezet.Wanneer je start met TopoCloud is het raadzaam om deze indeling na te lopen. Haal eruit wat voor jouw organisatie niet van toepassing is en voeg toe wat je nog mist. Wanneer er projecten worden opgestart, zijn ze direct te koppelen aan het juiste werkveld en beleidsonderwerp. Dit draagt bij aan de structuur, maar vooral ook het draagvlak en duiding van het project. Tip: Door dit bij de start met Topo goed in te richten haal je het meest uit de structuur en statistieken die met TopoCloud je organisatie in brengt. Je kunt het later aanpassen, maar let wel dat dit een tijdrovend klusje kan zijn als er eenmaal intensief met TopoCloud wordt gewerkt. 😁 Artikel: Borgen van beleid doe je zo! Let’s start Zodra je deze 4 onderdelen in hebt gericht, kun je starten met je eerste project.Bij veel velden TopoCloud vind je i-tjes. Klik hier op en we helpen je een handje op weg.Kom je ergens niet uit? Keer dan terug naar de Knowledgebase voor meer helpende handjes. Je vind deze knowledgebase via je profiel of op topocloud.nl/support Minimale vereisten Wil je snel aan de slag met TopoCloud? Bekijk dan welke besturingssystemen en browsers je daar het beste voor kunt gebruiken. Snel en veilig aan de slag met TopoCloud Wij doen er alles aan om het platform zo goed mogelijk te beveiligen. Gebruik altijd de meest actuele versie van je besturingssysteem en browser. Browsers updaten of downloaden Wij adviseren voor alle browsers de laatste versie te gebruiken. Dan ben je verzekerd van beveiligingsupdates en zogenoemde ‘servicepacks’ van de leverancier. Werk je nog met een oud(er) systeem of browser? Update je huidige browser of stap over naar een andere browser. Microsoft Edge (https://www.microsoft.com/nl-nl/edge)Mozilla Firefox (https://www.mozilla.org/nl/firefox/new)Google Chrome (https://www.google.com/chrome) Beeldschermresolutie De minimale beeldschermresolutie voor TopoCloud is 1024 bij 768 pixels.Wij bevelen aan een hogere resolutie 1440 bij 900 pixels te gebruiken. Systemen niet ondersteund Er zijn diverse besturingssystemen en browsers in omloop. Het is voor ons helaas niet mogelijk om technische ondersteuning te verlenen op de besturingssystemen en browsers die niet aansluiten op onze systeemeisen, bijvoorbeeld Linux, Opera of verouderde versies van Windows. Meestal zijn ze wel gewoon te gebruiken. Cookies instellen TopoCloud werkt alleen als het gebruik van cookies door ons platform toestaan wordt. Is je browser zo ingesteld dat cookies niet worden geaccepteerd? Dan moet er voor TopoCloud een uitzondering gemaakt worden. Raadpleeg hiervoor de helpfunctie van uw browser. Voor optimaal gebruik van TopoCloud adviseren wij het gebruik vanbreedbandverbinding (ADSL/Glasvezel/Kabel).Support via TopoDocs Let’s give you some support! Hoe kan ik het beste starten met TopoCloud?Wat zijn Workspaces en Teams?Waar kan ik medewerkers aanmaken?Waarom is het invullen van de ‘Why’ in de Plan fase zo belangrijk?Hoe werkt de beleidsdocumentenomgeving?Ik wil scrummen met m’n team, hoe werkt dat in TopoCloud?Hoe kan ik wisselen van STANDAARD naar PREMIUM plan? Vragen die je kunt hebben als je met TopoCloud werkt.Op onze website vind je een link naar TopoDocs. Onze support database. Deze support pagina is ook te bereiken via de applicatie. Klik op het vraagteken rechtsboven in de hoek. Hier zullen we zoveel mogelijk over TopoCloud uit te leggen. We geven je tips hoe je iets (technisch) doet in de applicatie, maar ook geven we je hier graag meer informatie over waarom we dingen doen zoals we ze doen. Je vindt hier linkjes naar interessante artikelen of filmpjes die ons geïnspireerd hebben. We delen namelijk graag met je. Heb je het antwoord op je vraag niet kunnen vinden in TopoDocs? Dan kun je twee dingen doen. 1. Heb je een algemene vraag over TopoCloud? Stuur ons dan een berichtje via de contactpagina.2. Heb je al een TopoCloud account en heb je een technische vraag? Maak dan een ticket aan via de Helpdesk. Hoe dan ook… we helpen je samen verder met de volgende stap!💪