Projecten

In dit boek leest u alles met betrekking tot projecten in TopoCloud.

• Plan-fase
• Do-fase
• Check-fase
• Act-fase
• Projecttitel aanpassen
• Project verwijderen
• Regisseur toewijzen
• Project afdrukken
• Deelniveau aanpassen
• Een jaarplan opstellen
• Een jaarverslag opstellen

Plan-fase

De basisonderdelen heb je nu goed ingericht. Super! dan kun je nu starten met je eerste project in TopoCloud! Weet je nog niet hoe dit moet? Volg dan onderstaande stappen en start direct. 

Zo maak je een project aan in TopoCloud:

1. Open je eigen TopoCloud omgeving. De omgeving opent direct in het menuonderdeel Projecten
2. Links zie je een grijze balk met een plusje aan het einde van deze balk. Klik hierop om je eerste project aan te maken
3. Eerst geef je aan wat voor een soort project het is. Ga je iets ontwikkelen, implementeren, borgen of verbeteren 
4. Voer vervolgens een projecttitel in de balk met 'naam' 
5. Klik op de knop 'opslaan' 
6. Je project is aangemaakt en wordt direct geopend 

Je hebt zojuist je eerste project aangemaakt, nu is het tijd om het fundament van je project te gaan leggen. Onderstaand worden de stappen binnen de plan-fase beschreven.

Zo koppel je een beleidsonderwerp in een project:

1. Klik op 'plan' 
2. Klik op 'koppeling beleidsonderwerp'
3. Klik op het werkveld waaraan je dit project wilt koppelen (heb je nog geen beleidsomgeving aangemaakt? Klik dan hier om te leren hoe dit moet)
4. Klik vervolgens op het beleidsonderwerp waar dit project bij hoort 
5. Je project is nu gekoppeld aan een beleidsonderwerp 

Zo formuleer je wat je wil bereiken met een project:

1. Klik op 'plan' 
2. Klik op 'Stap 1 ''Motivatie'''
3. Ga met de cursor op het grijze vlak onder 'Aanleiding voor dit project' staan  
4. Klik op de blauwe knop met het potloodje wat verschijnt 
5. Type hier de aanleiding voor dit project 
6. Klik buiten het typegebied 
7. Volg deze stappen ook voor 'huidige situatie' & 'uiteindelijk gewenste situatie'
8. Je hebt nu de eerste stap van de planfase beschreven 

Wist je dat er bij elke stap i-icoontjes staan? Hier geven we informatie die kunnen helpen bij de formulering van een bepaald onderdeel.

Zo formuleer je de trajectformulering voor het project:

1. Klik op 'plan' 
2. Klik op 'Stap 2 ''Trajectformulering'''
3. Klik in het grijze vlak onder 'doelen voor dit jaar' 
4. Omschrijf hier de doelen die je dit jaar wilt behalen. 
5. Klik buiten het typegebied 
6. Volg deze stappen ook voor 'meetbare resultaten' & 'haalbaarheidsfactoren'
7. Je hebt nu de tweede stap van de planfase beschreven

Wist je dat bepaalde stappen ook uitgeschakeld kunnen worden? Als er stappen zijn die voor jouw project niet van toepassing zijn kun je deze heel makkelijk uitschakelen, zodat je deze niet in hoeft te vullen. Klik hiervoor op de schuifregelaar aan de rechterkant van de stap die je uit wilt schakelen. Het typegebied verdwijnt en de schakelaar wordt grijs, nu hoef je deze stap niet in te vullen voor dit project.

Zo formuleer je de algehele tijdsplanning voor jouw project:

1. Klik op 'plan' 
2. Klik op 'Stap 3 ''Algehele tijdsplanning'''
3. Klik op de balk onder 'projecttaak' en voer hier de naam in van de projecttaak
4. Klik op de balk 'selecteer een groep' en klik op de groep die verantwoordelijk is voor deze projecttaak (heb je nog geen groepen aangemaakt? Klik dan hier om te leren doe dat moet)
5. Klik onder de balk 'periode' en selecteer in welke maand deze projecttaak begint en daarnaast wanneer deze projecttaak eindigt. 
6. Wil je ook uren en budget voor een projecttaak invoeren? Volg dan onderstaande stappen ook 
7. Klik op de blauwe knop met het plus-icoontje en klik op de knop uren of budget die verschijnt 
8. Voer vervolgens in de balkjes die verschijnen in hoeveel uren of hoeveel budget er voor deze projecttaak is
9. Klik, wanneer alles is ingevoerd, op de blauwe knop 'projecttaak toevoegen'
10. Volg deze stappen voor alle projecttaken die er binnen het project zijn 
11. Wanneer alle projecttaken zijn ingevoerd is de algehele tijdsplanning voor je project klaar 

Probeer deze projecttaken, ook wel milestones genaamd, specifiek te maken, maar maak er geen acties van. In een latere fase (do-fase) is er ruimte om specifieke acties te formuleren en coördineren aan de hand van de scrum methode. 

Zo formuleer je de wijze van borging van jouw project:

1. Klik op 'plan' 
2. Klik op 'Stap 4 ''Wijze van borging'''
3. Klik in het grijze vlak onder 'wijze van borging'
4. Omschrijf hier de wijze van borging van dit project
5. Klik op de balk onder 'borgingstaak' en voer hier de naam van de borgingstaak in
6. Klik op de balk 'selecteer een groep' en klik op de groep die verantwoordelijk is voor deze borgingstaak (heb je nog geen groepen aangemaakt? Klik dan hier om te leren doe dat moet)
7. Klik onder de balk 'periode' en selecteer in welke maand deze borgingstaak begint en daarnaast wanneer deze borgingstaak eindigt. 
8. Geef aan om de hoeveel jaar deze borgingstaak terug moet worden
9. Klik, wanneer alles is ingevoerd, op de blauwe knop 'borgingstaak toevoegen'
10. Volg deze stappen voor alle borgingstaken die er binnen het project zijn 
11. Wanneer alle borgingstaken van dit project ingevoerd zijn is de planfase afgerond, het project kan starten!

Heb je al deze stappen doorlopen? Dan is jouw project klaar om van start te gaan! Wil je weten hoe het verloop van het project nu verder in zijn werk gaat? Klik dan hier en volg de volgende stappen in de do-fase. 

 

 

 

 

 

Do-fase

Na het formuleren van een gewenste situatie, doelen, milestones en borgingstaken is het nu tijd voor het formuleren van specifieke acties ten behoeve van het project. In de planfase zijn milestones (projecttaken) geformuleerd, in deze fase worden er acties voor deze milestones beschreven en bijgehouden. De eerste stap is het formuleren van deze acties, de tweede stap is het bijhouden van deze acties aan de hand van de scrummethode. 

Zo maak je acties aan ten behoeve van miletones: 

1. Open het desbetreffende project door hierop te klikken in de lijst van projecten 
2. Klik op de knop 'Do' in de grijze balk 
3. Klik op de blauwe knop '+ Actie toevoegen' 
4. Klik bovenaan het pop-up venster op de tekst 'Algemeen'
5. Kies in de verschijnende lijst de juiste milestone en klik deze aan 
6. Klik in de blak onder 'Onderwerp' en vul hier de naam van de actie in
7. In het daaronder staande tekstvak kan eventuele extra informatie over de actie worden ingevuld, dit is echter niet verplicht 
8. Onder dit tekstvak kan de begin- en eindtijd van de actie worden ingevoerd. Klik hiervoor op de datum, er verschijnt een datumoverzicht. Selecteer hierin de juiste datum (voor zowel begin als eind). Heeft deze actie een specifieke begin- en eindtijd? Zet dan het vinkje bij 'Hele dag' uit en voer de juiste tijden in. 
9. Klik op het vak onder 'Berichtgeving' en selecteer wanneer je de berichtgeving (automatisch) uit wilt laten sturen naar de betrokken medewerkers/groepen. 
10. Klik op het vak onder 'Herinnering' en selecteer wanneer je de herinnering van deze actie (automatisch) uit wilt laten sturen naar de betrokken medewerkers/groepen. 
11. Klik op het vak onder 'Status' en selecteer de juiste status van deze actie. Is de actie Open (nog niemand is eraan begonnen), Actief (de actie is al opgestart maar nog niet klaar) of Afgerond (actie is volledig klaar)? 
12. Wil je deze actie jaarlijks laten herhalen op dezelfde tijd als je  ingevoerd hebt? Zet dan het vinkje aan bij 'Jaarlijks herhalen' (onder status)
13. Klik op de balk onder 'Selecteer medewerkers' en selecteer de medewerkers voor wie deze actie bedoeld is. Je kan er ook voor kiezen om groepen te selecteren voor wie deze actie bedoeld is. 
14. Wanneer je alles juist ingevuld hebt klik je op de blauwe knop 'Opslaan', de actie is nu juist ingevoerd 

Heb je een actie niet helemaal ingevuld of is deze toch niet compleet genoeg? Geen zorgen! Door op de actie te klikken open je hetzelfde venster als waar je de actie in aangemaakt hebt. Verander hierin wat je graag nog wil veranderen en klik vervolgens op opslaan en de actie is bijgewerkt. Vergeet niet op opslaan te klikken, anders zijn alle wijzigingen voor niks 😉

Wanneer je alle acties ingevoerd hebt ontstaat er een mooi en compleet overzicht van alle acties die er binnen dit project uitgevoerd moeten worden. Deze acties zijn onderverdeeld binnen de juiste milestone, wat voor overzicht en structuur zorgt. Wanneer je klaar bent om met deze acties te gaan werken, volg dan onderstaande stappen. 

Zo werk je met acties binnen de scrummethode: 

1. Open het desbetreffende project door hierop te klikken in de lijst van projecten 
2. Klik op de knop 'Do' in de grijze balk 
3. Je krijgt hier een overzicht van alle acties binnen het project, verdeeld aan de hand van de status van de actie
4. Is de actie actief? Klik dan op het pijltje rechtsonderin de actie. De actie zal nu een plek opschuiven naar de 'Actief' blak. Doe dit ook met een actie wanneer deze van 'Actief' naar 'Afgerond' moet. 
5. Heb je een verkeerde actie verplaatst, of moet een actie toch een balk terug? Klik dan op het pijltje naar links, linksonder in de actie. De actie zal nu verschuiven naar de balk ervoor. 
6. Door dit per actie goed bij te houden ben je altijd en overal goed op de hoogte van de status van de acties én het project. 

Wist je dat je acties ook per milestone kan weergeven? Wanneer er veel acties per milestone zijn, kan dit zorgen voor een onoverzichtelijk geheel. Door op het trechter-icoontje (rechts naast de tekst afgerond) te klikken en de juiste milestone te selecteren, krijg je alle acties voor de gewenste milestone. Dit kan zorgen voor meer overzicht en structuur wanneer je maar aan één, van de soms vele, milestone hoeft te werken. 

Zo, nu heb je de juiste basis om te werken binnen de do-fase met acties. In deze fase blijf je actief tot binnen alle milestones alle acties afgerond zijn. Is dit het geval? Dan ga je verder naar de volgende fase, de checkfase. In deze fase is het tijd voor evaluatie. Klik hier om meer te lezen over de volgende fase. 

Check-fase

Na het opstarten van het project (plan-fase) en het uitvoeren van het project (do-fase) is het nu tijd voor de evaluatie van het project. In deze fase wordt het project geëvalueerd aan de hand van wat er in de plan-fase is beschreven. Zijn alle acties en milestones van het project afgerond en ben je klaar voor de evaluatie? Volg dan onderstaande stappen om tot een goede evaluatie te komen. 

Zo evalueer je projecttaken binnen TopoCloud:

1. Open het desbetreffende project door hierop te klikken in de lijst van projecten 
2. Klik op de knop 'Check' in de grijze balk 
3. Klik op de blauwe tekst 'Projecttaken', er opent nu een venster met alle eerder geformuleerde milestones 
4. Ga op het grijze vlak staan onder de juiste milestone (staan allemaal apart benoemd) 
5. Er verschijnt een blauw potloodje in de rechterbovenhoek van de grijze balk, klik hierop 
6. Beschrijf nu in het tekstvak hoe deze milestone verlopen is, of er nog bijzonderheden zijn en wat er op hoofdlijnen veranderd is binnen deze milestone 
7. Klik vervolgens op de blauwe blak met de tekst 'Open', er verschijnen drie opties: 'Open', 'Niet afgerond' en 'Afgerond'. Dit gaat over de status van de milstone aan het einde van het project. Is de milestone afgerond aan het einde van het project? Klik dan op 'Afgerond'. Is de milestone niet afgerond aan het einde van het project? Klik dan op 'Niet afgerond'. 
8. Herhaal dit vervolgens voor alle milestones binnen het project 
9. Heb je dit gedaan? Dan zijn alle milestones geëvalueerd en kan je door naar de volgende stap

Hoe beter je de milestones evalueert, hoe beter je het volgende project kan beginnen. Wanneer je goede learnings opstelt uit de milestones, ga je deze fouten de volgende keer niet meer maken. Wanneer je de evaluatie minder serieus neemt, ga je deze fouten tijdens het opstellen van milestones voor het volgende project mogelijk nog een keer maken. Zonde van de tijd!

Zo evalueer je meetbare resultaten binnen TopoCloud:

1. Open het desbetreffende project door hierop te klikken in de lijst van projecten 
2. Klik op de knop 'Check' in de grijze balk 
3. Klik op de blauwe tekst 'Evaluatie meetbare resultaten', er opent een venster met hierin de eerder beschreven meetbare resultaten
4. Ga op het grijze vlak staan onder de geformuleerde meetbare resultaten
5. Er verschijnt een blauw potloodje in de rechterbovenhoek van de grijze balk, klik hierop 
6. Schrijf nu een evaluatie op de eerder geformuleerde meetbare resultaten. 
7. Klik nu ergens naast het grijze tekstvak, de evaluatie wordt nu automatisch opgeslagen 
8. De evaluatie van meetbare resultaten is nu afgerond 

Wil je graag een duidelijk overzicht hebben welke evaluatietekst bij welk meetbaar resultaat hoort maar heb je geen zin om de eerder geformuleerde tekst over te schrijven? Begrijpelijk! Kopieer dan de eerder beschreven resultaten en plak ze in het grijze schrijfvak. Type vervolgens de evaluatie onder het geschreven meetbare resultaat. Wanneer je aan het typen bent kan je de tekst bovenaan ook nog vet of schuin maken, zo scheid je ook nog het meetbare resultaat van de evaluatie. 

Zo evalueer je de uiteindelijk gewenste situatie binnen TopoCloud:

1. Open het desbetreffende project door hierop te klikken in de lijst van projecten 
2. Klik op de knop 'Check' in de grijze balk 
3. Klik op de blauwe tekst 'Evaluatie uiteindelijk gewenste situatie', er opent een venster met hierin de eerder beschreven uiteindelijk gewenste situatie
4. Ga op het grijze vlak staan onder de geformuleerde uiteindelijk gewenste situatie
5. Er verschijnt een blauw potloodje in de rechterbovenhoek van de grijze balk, klik hierop 
6. Schrijf nu een evaluatie op de eerder geformuleerde uiteindelijk gewenste situatie
7. Klik nu ergens naast het grijze tekstvak, de evaluatie wordt nu automatisch opgeslagen 
8. De evaluatie van de uiteindelijk gewenste situatie is nu afgerond

Alle evaluatietaken binnen het project zijn nu beschreven en afgerond. het laatste wat nog rest binnen het project is de act-fase. Hierin wordt de borging van het project en de bijbehorende borgingstaken behandeld. Klik hier om meer te lezen over deze fase. 

1.  

Act-fase

In de act-fase hoeven geen directe acties worden ondernomen bij het opzetten van het project. In de plan-fase worden borgingstaken opgesteld, welke niet direct uitgevoerd moeten worden. In deze fase moeten de borgingstaken, zoals geformuleerd in de plan-fase, gecontroleerd worden voor in de toekomst. Klopt er iets niet? Dan kan dit makkelijk aangepast worden onder het kopje 'Plan'. Een project kan in deze fase wel afgerond of verlengd worden. Hoe je dit doet lees je in onderstaande stappen. 

Zo rond je een project af in TopoCloud:

1. Open het desbetreffende project door hierop te klikken in de lijst van projecten 
2. Klik op de knop 'Act' in de grijze balk 
3. Klik op de grote grijze balk met de tekst 'Project afronden'
4. De balk veranderd in een groene kleur en er komt te staan 'Dit project is afgerond' 
5. Het project is nu afgerond en de bergingstaken worden automatisch geactiveerd 

Ben je echter nog niet helemaal klaar met het project, maar gaat het project wel door in het volgende jaar? Dan kan je in de act-fase het project ook heel makkelijk verlengen tot het volgende jaar. Hoe je dit doet leer je door het volgen van onderstaande stappen. 

Zo verleng je een project in TopoCloud:

1. Open het desbetreffende project door hierop te klikken in de lijst van projecten 
2. Klik op de knop 'Act' in de grijze balk 
3. Klik op de grote blauwe balk met de tekst 'Project verlengen'
4. Klik op het jaartal wat in de balk staat en selecteer het jaartal waarnaar het project verlengd moet worden 
5. Wil je de gedane evaluaties meekopiëren? Klik dan het vakje aan voor de tekst 'Evaluaties meekopiëren'
6. Is alles goed ingevuld? Klik dan op de blauwe knop 'Kopiëren'
7. Het project is nu gekopieerd naar het gewenste jaar

Heb je het project in het verkeerde jaar aangemaakt? Volg dan ook de bovenstaande stappen en kopieer het project naar het jaar ervoor óf het jaar erna. Dit scheelt het opzetten van een heel project 😉. 

Projecttitel aanpassen

In de plan-fase is uitgelegd hoe een project opgezet moet worden. Hierbij is ook een projecttitel aan het project toegevoegd. Het kan zijn dat deze titel niet helemaal goed ingevoerd is, of dat een andere titel toch beter bij het project past. Dit is uiteraard geen probleem en dit kan ook heel makkelijk aangepast worden. Hoe je dit doet lees je in onderstaande stappen. 

Zo pas je de projecttitel aan in TopoCloud:

1. Open het desbetreffende project door hierop te klikken in de lijst van projecten 
2. Linksboven staat een blauwe knop met een tandwiel hierin, klik hierop 
3. Hierdoor verschijnt een venster, hierin staat de optie 'Titel aanpassen' , klik deze optie aan 
4. De huidige titel van het project is direct geselecteerd wanneer je deze optie opent, hierdoor kan je gelijk een nieuwe titel voor het project intypen 
5. Wanneer de titel goed staat geschreven klik je op de blauwe knop 'Opslaan' 
6. De projecttitel is nu gewijzigd 

Wil je de functie van het project (ontwikkelen, implementeren, borgen & verbeteren) wijzigen? Ook dit kan je op dezelfde manier doen. In plaats van dat je een nieuwe naam intypt, verander je de functie door een andere functie aan te klikken (deze staan er standaard boven). Zo pas jij makkelijk en snel de functie van een project aan. 

Project verwijderen

Heb je een project aangemaakt, maar is het niet helemaal goed of is dit toch niet het project waaraan gewerkt gaat worden? Wil je om één van deze redenen, of misschien wel een hele andere reden, het project verwijderen maar weet je niet hoe dit moet? Volg dan onderstaande stappen. 

Zo verwijder je een project uit TopoCloud:

1. Open het desbetreffende project door hierop te klikken in de lijst van projecten 
2. Linksboven staat een blauwe knop met een tandwiel hierin, klik hierop 
3. Hierdoor verschijnt een venster, hierin staat de optie 'Project verwijderen' , klik deze optie aan 
4. Je krijgt nu een waarschuwingsvenster of je het project echt wilt verwijderen, wanneer je dit wil klik je op de rode knop 'Verwijder project!'
5. Het project is nu uit je account verwijderd 

Heb je iets verkeerd ingevoerd, maar staat de rest wel goed en denk je hierdoor dat je het project direct moet verwijderen? Dat is niet zo! Bijna alles kan na de invoering nog aangepast worden. Kijk in deze handleiding naar hetgeen wat je aan wil passen en volg hierin de stappen, dat is makkelijker dan een heel nieuw project invoeren! Staat hetgeen je aan wil passen er niet tussen, laat dit ons dan vooral weten! 

Regisseur toewijzen

Wanneer er een project aangemaakt wordt, is deze nog compleet leeg en alles moet nog ingevuld worden. Een belangrijk onderdeel binnen dit invullen is het toewijzen van een project aan de medewerker(s) die hieraan werken. Deze wordt/worden Regisseur van het project. Wanneer dit niet gebeurt zullen deze medewerkers het project niet zien en er niet aan kunnen werken. Hoe je een project toewijst aan een medewerker of groep leer je door het volgen van onderstaande punten. 

Zo wijs je een Regisseur toe aan een project in TopoCloud:

1. Open het project dat je toe wil wijzen in de projectbalk 
2. Klik op de blauwe knop met daarin een tandwieltje bovenaan de pagina
3. Klik op 'Regisseur toewijzen'
4. Klik op de balk 'Selecteer een medewerker' en selecteer de medewerker die je Regisseur wilt maken van dit project 
5. De medewerker komt nu toe staan onder de tekst 'Medewerkers'
6. Klik op de rode knop 'Sluiten'
7. De medewerker is nu Regisseur van het project.

Maak je een medewerker met beperkte toegang Regisseur die dat nog niet bij een ander project was, dan ontvangt diegene nu een mailtje met een uitnodiging voor TopoCloud. Diegene heeft uitsluitend toegang tot dat project. 

Wijs alleen de medewerkers toe aan een project die hier ook daadwerkelijk aan moeten werken. Hoe meer medewerkers je toevoegt, hoe meer mensen toegang hebben tot het project. De kans dat er onduidelijkheid ontstaat binnen het project wordt per medewerker groter, zeker bij de mensen die hier niets over weten. 

Project afdrukken

Wil je het project dat je in TopoCloud hebt gestart graag op papier hebben? Dat kan! Via de functie afdrukken krijg je het project in een automatisch gegenereerd Microsoft Word bestand en kan je het direct afdrukken. Hoe je een project in TopoCloud afdrukt leer je door onderstaande stappen te volgen.

Zo druk je een project af in TopoCloud:

1. Open het project dat je af wil drukken in de projectbalk 
2. Klik op de blauwe knop met daarin een tandwieltje bovenaan de pagina
3. Klik op 'Afdrukken'
4. Er wordt nu een automatisch gegenereerd Microsoft Word bestand gedownload 
5. Open dit bestand en klik op de functie 'Afdrukken'
6. Het project is nu uitgeprint en beschikbaar op papier 

Weet je zeker dat je het project uit wil printen? Binnen TopoCloud kan een project heel makkelijk geëvalueerd en gedeeld worden. Dit bespaart papier en moeite om het uit te printen en aan iemand te geven. Wil je weten hoe je een project moet delen? Lees hier dan snel verder!

Deelniveau aanpassen

Ben je bezig met een project dat alleen binnen de eigen organisatie gedeeld mag worden? Of met een project dat juist met een externe organisatie gedeeld moet worden? Misschien is dit project zelfs wel zo specifiek dat het helemaal niet gedeeld mag worden. Kortom wil je het deelniveau van het project aanpassen? Lees dan snel onderstaande stappen om te leren hoe dit moet.

Zo pas je het deelniveau van een project aan in TopoCloud:

1. Open het project waarvan je het deelniveau aan wil passen in de projectbalk 
2. Klik op de blauwe knop met daarin een tandwieltje bovenaan de pagina
3. Klik op 'Deelniveau'
4. Klik op de balk 'Delen binnen intern netwerk'
5. Klik op de optie die voor dit project van toepassing is 
6. Klik op de blauwe knop 'Opslaan'
7. Het deelniveau van het project is aangepast 

Een jaarplan opstellen

Het opstellen van jaarplannen gaat in TopoCloud heel erg makkelijk. Geen gedoe met allerlei projecten en plannen los omschrijven, maar gewoon alles in één opslag direct in het jaarplan. TopoCloud genereert vanuit de geplande projecten automatisch een plan voor het komende jaar. Wil jij weten hoe je makkelijk en snel zo'n jaarplan kan genereren? Volg dan snel onderstaande stappen! 

Om een automatisch jaarplan te kunnen genereren moeten er wel projecten in TopoCloud gepland staan. Ben je even vergeten hoe projecten aangemaakt moeten worden in TopoCloud? Klik dan snel hier en lees hoe je dit doet. 

Zo genereer je snel automatisch een jaarplan in TopoCloud: 

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Jaarplan'
2. Klik op de blauwe tekst 'Rapportage samenstellen'
3. Kies een vorm waarin je het jaarplan wil genereren en klik deze optie aan (Word, PDF of Google Docs)
4. Klik op de blauwe knop 'Samenstellen'
5. Het jaarplan wordt nu automatisch gedownload 
6. Je kan het jaarplan nu gebruiken

Bovenstaand heb je kunnen lezen hoe je snel een automatisch jaarplan kan genereren. Heb je behoefte aan meer inspraak over de generatie van het jaarplan? Of wil je specifieke delen wel of niet opnemen in het jaarplan? Via onderstaande instructie stel je zelf samen welke onderdelen in het jaarplan opgenomen worden. 

Zo genereer je een geavanceerd automatisch jaarplan in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Jaarplan'
2. Klik op de blauwe tekst 'Rapportage samenstellen'
3. Kies een vorm waarin je het jaarplan wil genereren en klik deze optie aan (Word, PDF of Google Docs)
4. Kies bij de optie 'Periode filter' de periode waarover je het jaarplan wil genereren 
5. Klik op de blauwe tekst 'Geavanceerd' er klapt nu een menu open met allemaal opties 
6. Kies als eerste of je de opbouw van dit jaarplan vanuit de 'Beleidsdocumenten' of vanuit de 'Afdelingen' wilt maken en klik deze optie aan 
7. Bij 'Weergave' staan automatisch alle stappen aangevinkt om opnamen te worden in het jaarplan. Wil je één of meerdere stappen niet opgenomen hebben in het jaarplan? Zet dan het vinkje(s) voor deze stap(pen) uit.
8. Vervolgens kan je bij 'Weergave' kiezen of je elk project op een nieuwe pagina wil starten of elke paragraaf op een nieuwe pagina. Wil je dat één van deze opties toegepast wordt in je jaarplan? Zet dan het vinkje voor de optie aan
9. Bij 'Filteren' staan alle beleidsdocumenten die in jouw TopoCloud staan opgesomd, deze staan automatisch 'aan' gevinkt. Wil je één of meerdere beleidsdocumenten niet meenemen in het jaarplan? Zet dan het vinkje(s) voor deze stap(pen) uit
10. Is deze selectie een selectie die je vaker wil gebruiken? Klik dan bij 'Filter opslaan' op de grijze tekst 'Naam' en vul hier een naam voor deze filter in. De filter wordt dan opgeslagen en kan je de volgende keer makkelijk weer gebruiken
11. Staat alles goed? Klik dan op de blauwe knop 'Samenstellen' 
12. Het jaarplan wordt nu automatisch gedownload 
13. Je kan het jaarplan nu gebruiken 

Bovenstaande stappen gaan enkel uit van de projecten die in TopoCloud opgenomen zijn. Wil je graag nog tekst toevoegen tussen de projecten door in het jaarplan? Volg dan onderstaande stappen en maak jouw jaarplan compleet. 

Zo voeg je tekst toe aan een jaarplan in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Jaarplan'
2. Klik op de blauwe tekst 'Paragraaf toevoegen'
3. Klik op de tekst 'Titel' en voer een titel voor deze paragraaf in 
4. Klik op de tekst 'Voor de projecten tonen' en kies welke van de twee opties het beste uitkomt voor jouw jaarplan 
5. Klik op de blauwe knop 'Opslaan'
6. Een ruimte om tekst toe te voegen wordt nu aangemaakt
7. Klik op de blauwe balk 'Nieuw element toevoegen'
8. Kies of je een 'Tekstblok' of een 'PDF document' toe wil voegen en klik de juiste aan
9. Tekstblok: er ontstaat nu een grijs tekstblok, klik hierop en type wat hierin moet komen te staan 
10. PDF: klik op de blauwe knop '+ Bestand selecteren', selecteer het bestand wat je toe wil voegen en load dit up 
11. Het gekozen bestand is nu toegevoegd aan het jaarplan 

Wist je dat je de projecten waarvan de planning nog niet afgerond is heel makkelijk in één opslag kan zien? Klik hiervoor op de grijze tekst '... projecten waarvan de planning nog niet afgerond is' en alle projecten waarvan de planning nog niet is afgerond verschijnen nu onder elkaar. Makkelijk toch? 

 

Een jaarverslag opstellen

Het opstellen van jaarverslagen gaat in TopoCloud heel erg makkelijk. Geen gedoe met allerlei projecten en plannen los evalueren, maar gewoon alles in één opslag direct in het jaarverslag. TopoCloud genereert vanuit de geëvalueerde projecten automatisch een verslag voor het afgelopen jaar. Wil jij weten hoe je makkelijk en snel zo'n jaarverslag kan genereren? Volg dan snel onderstaande stappen! 

Om een automatisch jaarverslag te kunnen genereren moeten er wel projecten in TopoCloud gepland en geëvalueerd zijn. Ben je even vergeten hoe projecten geëvalueerd moeten worden in TopoCloud? Klik dan snel hier en lees hoe je dit doet. 

Zo genereer je snel automatisch een jaarverslag in TopoCloud: 

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Jaarverslag'
2. Klik op de blauwe tekst 'Rapportage samenstellen'
3. Kies een vorm waarin je het jaarverslag wil genereren en klik deze optie aan (Word, PDF of Google Docs)
4. Klik op de blauwe knop 'Samenstellen'
5. Het jaarverslag wordt nu automatisch gedownload 
6. Je kan het jaarverslag nu gebruiken

Bovenstaand heb je kunnen lezen hoe je snel een automatisch jaarverslag kan genereren. Heb je behoefte aan meer inspraak over de generatie van het jaarverslag? Of wil je specifieke delen wel of niet opnemen in het jaarverslag? Via onderstaande instructie stel je zelf samen welke onderdelen in het jaarverslag opgenomen worden. 

Zo genereer je een geavanceerd automatisch jaarverslag in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Jaarverslag'
2. Klik op de blauwe tekst 'Rapportage samenstellen'
3. Kies een vorm waarin je het jaarverslag wil genereren en klik deze optie aan (Word, PDF of Google Docs)
4. Kies bij de optie 'Periode filter' de periode waarover je het jaarverslag wil genereren 
5. Klik op de blauwe tekst 'Geavanceerd' er klapt nu een menu open met allemaal opties 
6. Kies als eerste of je de opbouw van dit jaarverslag vanuit de 'Beleidsdocumenten' of vanuit de 'Afdelingen' wilt maken en klik deze optie aan 
7. Bij 'Weergave' staan automatisch alle stappen aangevinkt om opgenomen te worden in het jaarverslag. Wil je één of meerdere stappen niet opgenomen hebben in het jaarverslag? Zet dan het vinkje(s) voor deze stap(pen) uit.
8. Vervolgens kan je bij 'Weergave' kiezen of je elk project op een nieuwe pagina wil starten of elke paragraaf op een nieuwe pagina. Wil je dat één van deze opties toegepast wordt in je jaarverslag? Zet dan het vinkje voor de optie aan
9. Bij 'Filteren' staan alle beleidsdocumenten die in jouw TopoCloud staan opgesomd, deze staan automatisch 'aan' gevinkt. Wil je één of meerdere beleidsdocumenten niet meenemen in het jaarverslag? Zet dan het vinkje(s) voor deze stap(pen) uit
10. Is deze selectie een selectie die je vaker wil gebruiken? Klik dan bij 'Filter opslaan' op de grijze tekst 'Naam' en vul hier een naam voor deze filter in. De filter wordt dan opgeslagen en kan je de volgende keer makkelijk weer gebruiken
11. Staat alles goed? Klik dan op de blauwe knop 'Samenstellen' 
12. Het jaarverslag wordt nu automatisch gedownload 
13. Je kan het jaarverslag nu gebruiken 

Bovenstaande stappen gaan enkel uit van de projecten die in TopoCloud opgenomen zijn. Wil je graag nog tekst toevoegen tussen de projecten door in het jaarverslag? Volg dan onderstaande stappen en maak jouw jaarverslag compleet. 

Zo voeg je tekst toe aan een jaarverslag in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Jaarverslag'
2. Klik op de blauwe tekst 'Paragraaf toevoegen'
3. Klik op de tekst 'Titel' en voer een titel voor deze paragraaf in 
4. Klik op de tekst 'Voor de projecten tonen' en kies welke van de twee opties het beste uitkomt voor jouw jaarverslag 
5. Klik op de blauwe knop 'Opslaan'
6. Een ruimte om tekst toe te voegen wordt nu aangemaakt
7. Klik op de blauwe balk 'Nieuw element toevoegen'
8. Kies of je een 'Tekstblok' of een 'PDF document' toe wil voegen en klik de juiste aan
9. Tekstblok: er ontstaat nu een grijs tekstblok, klik hierop en type wat hierin moet komen te staan 
10. PDF: klik op de blauwe knop '+ Bestand selecteren', selecteer het bestand wat je toe wil voegen en load dit up 
11. Het gekozen bestand is nu toegevoegd aan het jaarverslag 

Wist je dat je de projecten waarvan de evaluatie nog niet afgerond is heel makkelijk in één opslag kan zien? Klik hiervoor op de grijze tekst '... projecten waarvan de evaluatie nog niet afgerond is' en alle projecten waarvan de evaluatie nog niet is afgerond verschijnen nu onder elkaar. Makkelijk toch?