Instellingen Wijzigen van NAW-gegevens Het is belangrijk dat de NAW-gegevens van het bedrijf juist vermeld staat in TopoCloud. Het gaat hier om de NAW-gegevens van het bedrijf, voor het aanpassen van de persoonlijke NAW-gegevens klik je hier. Hoe je de NAW-gegevens van het bedrijf aanpast leer je door onderstaande stappen te volgen. Zo pas je de NAW-gegevens van een bedrijf aan in TopoCloud: Open je TopoCloud omgeving en klik op 'Instellingen' in de linkerbalk Op deze pagina staat de bedrijfsinformatie Ga op het onderdeel staan dat je aan wil passen er verschijnt nu een potlootje aan de rechterkant Klik op het potlootje, je komt nu in een overzicht terecht waarin je alle bedrijfsinformatie aan kan passen Pas de gegevens aan die aangepast moeten worden door op de tekst te klikken die er staat en deze te veranderen in wat er moet komen te staan Staat alles nu goed? Klik dan op de blauwe knop 'Opslaan' Je hebt de bedrijfsinformatie nu aangepast Heb je jouw bedrijfslogo al in TopoCloud gezet? Standaard staat hier het TopoCloud logo, maar dit is heel makkelijk aan te passen naar het eigen bedrijfslogo. Wil je weten hoe? Lees dan snel onderstaande stappen. Zo voeg je een bedrijfslogo toe in TopoCloud: Open je TopoCloud omgeving en klik op 'Instellingen' in de linkerbalk Je ziet hier bovenin het TopoCloud logo staan (of een ander logo als je zelf al wat ingevoerd hebt), ga hier op staan en klik op het blauwe potlootje dat verschijnt Kies nu het juiste logo in de eigen bestanden en load dat up Je hebt nu het bedrijfslogo aangepast in TopoCloud Aanpassen van werkvelden Heb je recent beleidswerkvelden aangemaakt en hierbij een verkeerde naam ingevoerd of wil je de standaard geformuleerde werkvelden van TopoCloud aanpassen? Volg dan snel onderstaande stappen en leer je snel en makkelijk de namen van deze werkvelden aanpast. Zo pas je beleidswerkvelden aan in TopoCloud: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk onder 'Instellingen' op 'Werkvelden', je krijgt nu een overzicht met alle beleidswerkvelden Zoek het beleidswerkveld wat je wil aanpassen en klik op het blauwe potlootje naast dit beleidswerkveld Aan de linkerkant kan je het 'Nummer' van dit beleidswerkveld aanpassen, dit is op welke plek in de lijst dit beleidswerkveld komt te staan Aan de rechterkant kan je de 'Naam' van dit beleidswerkveld aanpassen Wanneer alles goed staat, klik je op de blauwe knop 'Opslaan' Het beleidswerkveld is gewijzigd Aanpassen prestatie-indicatoren Binnen een project worden prestatie-indicatoren gebruikt om bepaalde dingen in de gaten te houden. Standaard binnen TopoCloud is ingesteld dat uren en budget als prestatie-indicatoren gelden, maar dit is te personaliseren naar de eigen situatie. Hoe je deze prestatie-indicatoren aanpast lees je in onderstaande stappen. Zo pas je prestatie-indicatoren aan in TopoCloud: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik op 'Prestatie indicatoren' onder 'Instellingen' In dit overzicht zie je de, op dit moment, actieve prestatie-indicatoren Kies welke prestatie-indicator je aan wil passen en klik op het blauwe potlootje achter deze indicator Voer in de balk onder 'Naam' de naam van deze indicator in Klik in de balk onder 'Type', kies in dit overzicht (currency, number en story points) het juiste type voor deze indicator en klik deze aan Klik in de balk onder 'Indicator', kies in dit overzicht (budget en opbrengst) het de juiste indicator voor deze prestatie-indicator en klik deze aan Staat alles nu goed? Klik dan op de blauwe knop 'Opslaan' De aangepaste prestatie-indicator is nu actief Zijn twee prestatie-indicatoren niet genoeg? Voeg dan een derde of vierde indicator toe. Volg onderstaande stappen om een nieuwe indicator toe te voegen. Zo voeg je een prestatie-indicator toe in TopoCloud: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik op 'Prestatie indicatoren' onder 'Instellingen' In dit overzicht zie je de, op dit moment, actieve prestatie-indicatoren Klik op het blauwe plus-icoontje aan de rechterkant Voer in de balk onder 'Naam' de naam van deze indicator in Klik in de balk onder 'Type', kies in dit overzicht (currency, number en story points) het juiste type voor deze indicator en klik deze aan Klik in de balk onder 'Indicator', kies in dit overzicht (budget en opbrengst) het de juiste indicator voor deze prestatie-indicator en klik deze aan Staat alles nu goed? Klik dan op de blauwe knop 'Opslaan' De nieuwe prestatie-indicator is nu actief Een agenda-URL uitlezen Wanneer je binnen de projecten in TopoCloud acties aanmaakt en daar datums aan koppelt, is het wel zo fijn als deze datums ergens terug te vinden zijn in een agenda. Binnen TopoCloud wordt er automatisch een agenda aangemaakt vanuit de acties waar een datum aan gekoppeld wordt. Deze agenda kan je vervolgens uit laten lezen door het agenda programma wat je nu gebruikt, zo mis je nooit een deadline van een project in TopoCloud! Hoe je deze agenda moet koppelen aan je eigen agenda leer je aan de hand van onderstaande stappen. Zo koppel je de TopoCloud agenda aan je eigen agenda: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk op 'Agenda's koppelen' Kies vervolgens één van de getoonde agenda's en kopieer de URL die onder die naam staat Plak deze URL in het programma wat je nu gebruikt om je agenda bij te houden Nu is je TopoCloud agenda gekoppeld aan je eigen agendaprogramma en mis je nooit meer een deadline! Beleidsstukken en jaarplannen delen Wil je beleidsstukken of jaarplannen graag met iemand van buiten het bedrijf delen, maar mogen zij hier niet in wijzigen? Binnen TopoCLoud bestaat de functie er dat stukken naar buiten gedeeld kunnen worden, maar niet aangepast kunnen worden. Om te leren hoe dit moet volg je onderstaande stappen. Zo deel je beleidsstukken en jaarplannen in TopoCloud Open je TopoCloud omgeving en klik op 'Instellingen' in de linkerbalk Ga onder 'Beleidsmap' op 'Beleidsmap sleutel' staan en klik op het potlootje dat verschijnt Voer onder 'Beleidsmap sleutel' een code van minimaal 4 cijfers in (dit moet om stukken te kunnen delen) Staat de code goed? Klik dan op de blauwe knop 'Opslaan' Klik nu op 'Alleen-lezen toegang' in de linkerbalk onder 'Instellingen' Kopieer de URL onder 'Link waarbij derden niet hoeven in te loggen' en stuur deze URL naar de persoon waarmee u de beleidsstukken en jaarplannen mee wilt delen De ontvanger voert deze URL in op het internet en kan bij de benodigde stukken Groepen toevoegen/wijzigen Een afdeling van een bedrijf bestaat soms uit meerdere groepen, deze hebben echter allemaal verschillende projecten. Om deze van elkaar te scheiden kunnen er binnen TopoCloud meerdere groepen aangemaakt worden. Middels het doorlopen van onderstaande stappen maak jij snel deze groepen aan. Zo maak je groepen aan op TopoCloud: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk op 'Groepen' Klik op de blauwe knop '+ Nieuwe groep' Klik op de balk met 'Naam' en voer hier de naam van de nieuwe groep in Klik op de balk met 'Afkorting' en voer hier de afkorting van de nieuwe groep in Kies in het kleurenvenster een weergave kleur voor deze groep Heb je al medewerkers aangemaakt? Dan kan je bij 'Gekoppelde medewerkers' selecteren welke medewerkers aan deze groep toegevoegd moeten worden Klik op de blauwe knop 'Opslaan' De nieuwe groep is toegevoegd en vanaf nu actief in je TopoCloud omgeving Heb je een groep aangemaakt, maar wil je deze graag wijzigen? Volg dan onderstaande stappen om een groep aan te passen. Zo pas je een groep aan in TopoCloud: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk op 'Groepen' Klik op de groep die je wil wijzigen, je komt nu in een scherm terecht waar je de instellingen van de groep kan wijzigen Wijzig onder 'Naam' de naam van de groep Wijzig onder 'Afkorting' de afkorting van de groep (maximaal 4 tekens) Kies een kleur voor de groep in het kleurenschema en klik deze aan Voeg medewerkers toe aan deze groep onder 'Gekoppelde medewerkers' Staat alles goed? Klik dan op de blauwe knop 'Opslaan' Je groep is nu gewijzigd Medewerkers toevoegen/wijzigen In het instellingenscherm kunnen ook medewerkers toegevoegd en gewijzigd worden. In de snel starten-gids is al besproken hoe medewerkers toegevoegd moeten worden in een omgeving. Op deze pagina wordt opnieuw beschreven hoe medewerkers toegevoegd moeten worden, maar ook hoe de toegevoegde medewerkers gewijzigd moeten worden mocht dit nodig zijn. Lees snel onderstaande stappen om te leren hoe dit moet. Zo voeg je een medewerker toe in TopoCloud: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk op 'Medewerkers' Klik op de blauwe knop '+ Nieuwe medewerker' Klik op de balk met 'Naam' en voer hier de naam van de nieuwe medewerker in Klik op de balk met 'Telefoonnummer' en voer hier het telefoonnummer van de nieuwe medewerker in Klik op de balk met 'Emailadres' en voer hier het e-mailadres van de nieuwe medewerker in Is deze medewerker de hoogste persoon in de organisatie? Klik dan op de schuifregelaar met daarnaast het woord 'Hoofdaccount', de schakelaar wordt groen en deze medewerker heeft vanaf nu het hoofdaccount van de organisatie Heb je al groepen/afdelingen aangemaakt? Dan kan je bij 'Maakt deel uit van groep(en)' selecteren aan welke groep(en) deze nieuwe medewerker toegevoegd moet worden Klik op de blauwe knop 'Opslaan' De nieuwe medewerker is toegevoegd en kan vanaf nu TopoCloud ook gebruiken Zo wijzig je een medewerker in TopoCloud Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk op 'Medewerkers' Klik op de medewerker die je wil wijzigen Klik op de ingevoerde naam en wijzig deze in de goede Klik op het ingevulde telefoonnummer en wijzig deze in de goede Klik op het ingevulde e-mailadres en wijzig deze in de goede Zet de schuifknop bij 'Hoofdaccount' goed Maakt de medewerker wel of geen deel uit van bepaalde groepen? (De)Selecteer deze dan Staat alles nu goed? Klik dan op de blauwe knop 'Opslaan' De medewerker is nu gewijzigd Terminologie aanpassen Binnen TopoCloud gebruiken we algemene termen. Maar het kan zijn dat jullie organisatie gewend is om te werken met bepaalde terminologie. Het is het mogelijk om de algemene termen aan te passen. Zo kan er beter aansluiting gevonden worden binnen de organisatie. Zo pas je algemene termen aan: Let op: niet iedereen kan zomaar termen aanpassen. Je moet applicatiebeheerder zijn binnen de Workspace wil je dit kunnen doen. Deze aanpassingen gelden namelijk voor de hele Workspace, dus ook voor alle onderliggende Teams. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk op 'Algemeen' Klik onder het kopje 'Configuratie maken' op het onderdeel 'Algemene velden' Er opent een scherm, waarin je de algemene termen kunt aanpassen in jullie eigen terminologie Ben je klaar met aanpassen? Dan kun je onder aan het scherm opslaan Zo pas je velden in het jaarplan of meerjarenplan aan: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk op 'Algemeen' Klik onder het kopje 'Configuratie maken' op het onderdeel 'Velden jaarplan' of 'Velden meerjarenplan' Er opent een scherm, waarin alle stappen met bijbehorende omschrijvingen staan. Hier kun je de algemene termen aanpassen in jullie eigen terminologie Ben je klaar met aanpassen? Dan kun je onder aan het scherm opslaan Zo schakel je stappen in het jaarplan of meerjarenplan uit: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk op 'Algemeen' Klik onder het kopje 'Configuratie maken' op het onderdeel 'Velden jaarplan' of 'Velden meerjarenplan' Er opent een scherm, waarin alle stappen met bijbehorende omschrijvingen staan. Wanneer je een stap wilt uitschakelen dan haal je de tekst van de omschrijving weg en typt hier -1. Doe dit bij alle omschrijvingen binnen dit onderdeel. Dan wordt dit onderdeel gearchiveerd. Ben je klaar met aanpassen? Dan kun je onder aan het scherm opslaan Wanneer je een stap uitschakelt, dan is deze niet meer zichtbaar in nieuwe projecten die aangemaakt worden én huidige projecten waar geen tekst in staat of heeft gestaan. Wanneer er wél in deze velden gewerkt is, dan wordt de stap niet uitgeschakeld. Zo pas je instellingen aan: Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' Klik in de linkerbalk op 'Algemeen' Klik onder het kopje 'Configuratie maken' op het onderdeel 'instellingen' Er opent een scherm, waarin je bepaalde technische instellingen kunt doen. Zo kun je het type jaartelling instellen. Kalenderjaar (loopt van januari tot en met december) of Schooljaar (loopt van augustus tot en met juli) Zo kun je aangeven bij Extern beleid of er aanpassingen gedaan mogen worden aan de beleidsdocumenten -> Geen Beleids Mutaties En of je het uploaden van documenten in de beleidsomgeving wilt uitschakelen Ben je klaar met aanpassen? Dan kun je onder aan het scherm opslaan Uitloggen Wanneer je uit wil loggen bij je TopoCloud account volg je onderstaande stappen. Zo log je uit bij je TopoCloud account: Klik rechtsboven in de pagina op de pijl naar beneden Klik op de tekst 'Uitloggen' Je bent nu uitgelogd