Beleid

In dit boek lees u alles met betrekking tot de beleidsomgeving in TopoCloud.

• Aanmaken van een beleidsveld
• Beleidswerkveld wijzigen
• Beleidsonderwerp toevoegen/wijzigen
• Activeren van een beleidsomgeving
• Mappen toevoegen/wijzigen
• Documenten toevoegen in de beleidsomgeving

Aanmaken van een beleidsveld

Wanneer je start met TopoCloud staan er standaard een aantal algemene werkvelden die voor jouw organisatie van toepassing kunnen zijn. Het kan echter zijn dat deze velden voor jouw organisatie niet geschikt zijn of misschien zijn ze te algemeen. Het aanmaken van nieuwe beleidsvelden is niet moeilijk en leer je door het volgen van onderstaande stappen. 

Beleid wordt aangemaakt in de Workspace. De werkvelden en beleidsonderwerpen kun je in de Workspace aanmaken en aanpassen. Deze indeling is dan voor alle Teams binnen de Workspace gelijk.

Zit je in een Team omgeving dan kun je wel een eigen beleidsonderwerp toevoegen, maar die dan specifiek voor het Team. 

Zo maak je een nieuw beleidsveld aan in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Beleidsdoc' 
2. Klik vervolgens, in de grijze balk met het woord 'beleid', op het plus-icoontje aan de rechterkant in deze balk
3. Klik op de blauwe knop 'Nieuw werkveld toevoegen'
4. Tik in de balk onder het woord 'naam' en voer hier de naam in van het beleidswerkveld 
5. Klik op de blauwe knop 'Opslaan' 
6. Er is nu een beleidswerkveld aangemaakt 

Je kan ervoor kiezen om allemaal nieuwe beleidsvelden aan te maken, maar soms voldoet een kleine aanpassing van de huidige beleidsvelden ook. Hoe je een bestaand beleidsveld aanpast lees je hier. 

Beleidswerkveld wijzigen

Wil je een beleidswerkveld wat je toegevoegd hebt wijzigen of wil je een wijziging aanbrengen in de beleidswerkvelden die TopoCloud standaard voor je heeft toegevoegd? Lees dan onderstaande stappen. 

Zo pas je een bestaand beleidswerkveld aan in TopoCloud:

Overkoepelende beleidswerkvelden zijn alleen vanuit de Workspace aan te passen en de aanpassing is op alle Teams binnen de Workspace van toepassing. 

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Instellingen' 
2. Klik op 'Werkvelden', je krijgt nu een overzicht met alle beleidswerkvelden
3. Zoek het beleidswerkveld dat je wil aanpassen en klik op het blauwe potlootje naast dit beleidswerkveld 
4. Aan de linkerkant kan je het 'Nummer' van dit beleidswerkveld aanpassen, dit is op welke plek in de lijst dit beleidswerkveld komt te staan 
5. Aan de rechterkant kan je de 'Naam' van dit beleidswerkveld aanpassen 
6. Wanneer alles goed staat, klik je op de blauwe knop 'Opslaan' 
7. Het beleidswerkveld is gewijzigd 

Om een beleidswerkveld in een project te kunnen gebruiken, moet je eerst een beleidsonderwerp aanmaken of wijzigen. Hoe je dit doet lees je hier. 

Beleidsonderwerp toevoegen/wijzigen

Een beleidsonderwerp is een onderverdeling van een beleidswerkveld. Binnen het beleidswerkveld zijn er verschillende beleidsonderwerpen waar beleidsstukken in opgeslagen kunnen worden. Vanuit TopoCloud zijn er al enkele beleidswerkvelden met beleidsonderwerpen standaard toegevoegd. Wanneer je een werkveld hebt gewijzigd, kan je ook het onderwerp wijzigen. Wanneer je zelf een nieuw beleidswerkveld hebt aangemaakt moet je hierbij ook nieuwe beleidsonderwerpen aanmaken. Hoe je dit doet leer je door onderstaande stappen te volgen. 

Zo voeg je een beleidsonderwerp toe in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Beleidsdoc' 
2. Kijk in de lijst van beleidswerkvelden linksboven in de pagina en zoek het beleidswerkveld waaraan je een beleidsonderwerp toe wil voegen 
3. Klik op het grijze plus-icoontje aan de rechterkant van het beleidswerkveld 
4. Klik in de balk 'Nummer' en voer hier het nummer in van dit beleidsonderwerp (geen verplichte actie)
5. Klik in de balk 'Naam' en voer hier de naam van het beleidsonderwerp in 
6. Wanneer je een omschrijving aan het beleidsonderwerp toe wil voegen kan dit in het tekstvak onder 'Omschrijving'
7. Is dit beleidsonderwerp onderdeel van een ander beleidsonderwerp? Klik dan in het vakje voor 'Onderdeel van een ander onderwerp?' en geef aan onder welk beleidsonderwerp dit valt 
8. Is alles goed ingevuld? Klik dan op de blauwe knop 'Opslaan' 
9. Je hebt nu een nieuw beleidsonderwerp toegevoegd 

 

Wanneer je een beleidsonderwerp wil wijzigen zijn er andere stappen die gevolgd moeten worden, deze stappen worden onderstaand stap voor stap behandeld. 

Zo wijzig je een beleidsonderwerp in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Beleidsdoc' 
2. Zoek het beleidswerkveld waar het beleidsonderwerp onder staat wat je wil wijzigen en zoek het beleidsonderwerp. klik deze open.
3. Wanneer je het beleidsonderwerp hebt gevonden klik je op het blauwe potlootje wat aan de rechterkant van het beleidsonderwerp staat 
4. Klik op het ingevoerde nummer en verander dit in het juiste nummer om de volgorde aan te passen.
5. Klik op de ingevoerde naam en verander dit in de juiste naam 
6. Pas waar nodig de omschrijving aan naar de juiste omschrijving 
7. Staat alles nu goed? Klik dan op de blauwe knop 'Opslaan'
8. Het beleidsonderwerp is gewijzigd 

Past het onderwerp helemaal niet meer en moet het verwijderd worden? Volg dan onderstaande stappen om het beleidsonderwerp te verwijderen. 

Zo verwijder je een beleidsonderwerp uit TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Beleidsdoc' 
2. Zoek het beleidswerkveld waar het beleidsonderwerp onder staat dat je wilt verwijderen en zoek het beleidsonderwerp
3. Wanneer je het beleidsonderwerp hebt gevonden klik je op het blauwe potlootje wat aan de rechterkant van het beleidsonderwerp staat 
4. Klik op de rode knop 'Verwijderen' rechtsonder in het scherm 
5. Het beleidsonderwerp is nu verwijderd 

Activeren van een beleidsomgeving

Wanneer je documenten in een beleidsomgeving wil plaatsen, moet deze eerst geactiveerd worden. Elke nieuwe beleidsomgeving (deze valt onder een beleidsonderwerp) moet apart geactiveerd worden. Hoe het activeren van een beleidsomgeving werkt leer je door onderstaande stappen te volgen. 

Zo activeer je een beleidsomgeving in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Beleidsdoc' 
2. Zoek het beleidswerkveld waar het beleidsonderwerp onder staat waarvan je de beleidsomgeving wilt activeren
3. Wanneer je het beleidsonderwerp hebt gevonden klik je deze aan en verschijnt de beleidsomgeving 
4. Klik op de blauwe knop 'Activeer beleidsomgeving' 
5. De beleidsomgeving is nu geactiveerd 

Wist je dat je ook verschillende mappen aan kunt maken binnen een beleidsomgeving? En dat je deze mappen ook kan wijzigen? Hoe je dit doet lees je hier. 

 

Mappen toevoegen/wijzigen

Om de beleidsomgeving geordend en gesctructureerd te houden is het mogelijk om hier mappen toe te voegen. Beleidsstukken kunnen vervolgens in deze mappen geplaatst worden. Zo kan iedereen de juiste beleidsstukken snel en makkelijk vinden. Hoe je deze mappen snel en makkelijk aanmaakt lees je in onderstaande stappen. 

Zo maak je mappen aan in een beleidsomgeving in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Beleidsdoc' 
2. Zoek het beleidswerkveld waar het beleidsonderwerp onder staat waar de beleidsomgeving te vinden is waarin je een map aan wilt maken 
3. Wanneer je het beleidsonderwerp hebt gevonden klik je deze aan en verschijnt de beleidsomgeving
4. Klik vervolgens op de blauwe knop 'Map toevoegen' 
5. Klik op de tekst 'Titel' en voer een naam in voor deze nieuwe map 
6. Klik vervolgens in de blak onder 'Deelniveau' en kies welk deelniveau voor deze map van toepassing is 
7. Als alles juist ingevoerd is klik je op de blauwe knop 'Opslaan' 
8. Een nieuwe map is nu aangemaakt

Wil je geen nieuwe map aanmaken, maar een bestaande map wijzigen? Volg dan onderstaande stappen en zie hoe een bestaande map aanpast. 

Zo wijzig je een map in een beleidsomgeving in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Beleidsdoc' 
2. Zoek het beleidswerkveld waar het beleidsonderwerp onder staat waar de beleidsomgeving te vinden is waarin je een map wil wijzigen 
3. Wanneer je het beleidsonderwerp hebt gevonden klik je deze aan en verschijnt de beleidsomgeving
4. Kies een map die je wil wijzigen en klik op de blauwe knop met het tandwiel voor deze map 
5. Pas nu de naam van deze map aan naar de gewenste naam 
6. Pas nu het deelniveau aan naar het gewenste deelniveau 
7. Staat alles goed? Klik dan op de blauwe knop 'Opslaan'
8. De map is nu gewijzigd 

Wil je een map niet aanmaken of wijzigen, maar verwijderen? Volg dan onderstaande stappen om de gewenste map te verwijderen uit de beleidsomgeving 

Zo verwijder je een map uit de beleidsomgeving van TopoCloud: 

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Beleidsdoc' 
2. Zoek het beleidswerkveld waar het beleidsonderwerp onder staat waar de beleidsomgeving te vinden is waarin je een map wil verwijderen
3. Wanneer je het beleidsonderwerp hebt gevonden klik je deze aan en verschijnt de beleidsomgeving
4. Kies een map die je wil verwijderen en klik op de blauwe knop met het tandwiel voor deze map 
5. Klik op de rode knop 'Verwijderen' linksonder in het scherm 
6. De map is nu verwijderd 

Documenten toevoegen in de beleidsomgeving

Wanneer je alle voorgaande stappen onder dit kopje gevolgd hebt, heb je alle voorbereidingen voor een goede beleidsomgeving volbracht. De laatste stap in dit proces is het daadwerkelijk toevoegen van beleidsdocumenten in de beleidsomgeving. Hoe je beleidsdocumenten toevoegt leer je aan de hand van onderstaande stappen. 

Zo voeg je beleidsdocumenten toe aan de beleidsomgeving in TopoCloud:

1. Open je TopoCloud omgeving en klik in de linkerbalk op 'Beleidsdoc' 
2. Zoek het beleidswerkveld waar het beleidsonderwerp onder staat waar de beleidsomgeving te vinden is waarin je beleidsdocumenten toe wil voegen 
3. Wanneer je het beleidsonderwerp hebt gevonden klik je deze aan en verschijnt de beleidsomgeving
4. Klik op de map waarin je een beleidsdocument toe wil voegen 
5. Klik op de blauwe knop 'Document toevoegen' 
6. In het venster dat verschijnt zijn 2 opties: 'Bestanden selecteren' (vanaf de computer) en 'Extern bestand toevoegen' (bestand op het internet)
7. Bestanden selecteren: selecteer het bestand uit de juiste map op de computer en selecteer dit klik vervolgens op de blauwe knop 'Uploaden'
8. Extern bestand toevoegen: plak de URL van de website in de 'Link naar bestand' balk en geef het bestand een naam in de 'Naam van het bestand' balk en klik vervolgens op de blauwe knop 'Opslaan'
9. Het gewenste bestand is nu toegevoegd aan de juiste map